Hoeveel portofoons heb je nodig voor een evenement?

Een vaste verhouding per bezoeker bestaat niet. Een braderie met vijfduizend bezoekers en drie kraamhouders die elkaar kunnen zien heeft andere communicatie nodig dan een bedrijfsfeest met driehonderd gasten, verspreid over twee gebouwen met een eigen beveiligingsteam. Het aantal toestellen volgt uit wie er iets moet kunnen melden of aansturen, niet uit hoeveel mensen er binnen zijn.

Daarom geen formule maar een werkwijze, die een lijst oplevert die je direct in je aanvraag kunt zetten.

Stel per persoon op het evenement drie vragen:

1. Moet deze persoon iets kunnen melden zonder eerst iemand te zoeken? Denk aan een beveiliger bij een ingang of een EHBO’er.
2. Moet deze persoon direct oproepbaar zijn? Een stagemanager, een verkeersregelaar op een kruispunt.
3. Staat deze persoon alleen of op afstand van de rest van het team?

Eén keer “ja” betekent een eigen toestel. Drie keer “nee” betekent dat deze persoon prima onder het toestel van een collega valt. Volgens die drie vragen heeft een barteam met één leidinggevende genoeg aan één of twee portofoons, en hebben vier beveiligers op vier losse posten er vier nodig.

Dit zijn de teams die op de meeste evenementen voorkomen, met wie daarbinnen doorgaans een toestel nodig heeft. Niet elk evenement heeft elk team; sla over wat niet van toepassing is.

Coördinatoren die álle teams moeten horen, tel je apart. Zij bepalen namelijk of je met één kanaal toe kunt of dat je meerdere kanalen en een centrale post nodig hebt. Daarover hieronder meer.

Zet aan welke teams je hebt, vul per team in hoeveel mensen echt een toestel nodig hebben en corrigeer het aantal als een team met minder kan. Reserve, laders en wissels komen daarna apart aan bod.

Zodra je meer dan één team hebt dat regelmatig zendt, wordt één gedeeld kanaal krap. Techniek die een soundcheck afstemt, hoort niet tussen een beveiligingsmelding door, en andersom. De portofoons die wij verhuren hebben meerdere programmeerbare kanalen (de TK-3401D 32, de TK-3701D 48, de TK-3302 maximaal 16), dus technisch is een indeling per team eenvoudig.

Het aandachtspunt zit bij de coördinatie. Wie moet alle teams kunnen horen, heeft óf meerdere toestellen óf een centrale post met scanfunctie, óf je spreekt af dat teamleiders op een gezamenlijk kanaal staan en hun team op een eigen kanaal. Hoe je dat gezamenlijke kanaal rustig houdt, staat in het artikel over etherdiscipline.

Reserveapparatuur

Een toestel valt in een plas, een accu blijkt leeg, iemand komt onverwacht extra. We noemen bewust geen vast reservepercentage, omdat dat afhangt van hoe kritisch de functie is en hoe snel je kunt bijleveren. Vraag jezelf per team af wat er gebeurt als één toestel uitvalt. Voor beveiliging en EHBO is het antwoord meestal dat je dat niet wilt afwachten; voor hospitality is het vaak te overbruggen.

Accuduur en laders

Kenwood geeft voor de TK-3401D met KNB-45L-accu tot 18 uur op bij een 5-5-90 duty cycle, voor de TK-3701D 16 uur en voor de TK-3302 18 uur met battery save aan. Die 5-5-90 betekent: vijf procent zenden, vijf procent ontvangen, negentig procent stand-by. Een coördinator die de hele dag praat, haalt dat niet; een post die vooral luistert wel. Reken voor een lange dag of een meerdaags evenement op laden tussendoor of een reserveaccu voor de drukke rollen.

Ploegwissels

Bij wissels gaat het toestel over naar de volgende persoon, de roepnaam blijft gelijk. Spreek af dat de vertrekkende gebruiker het toestel in de lader zet of de accu wisselt, en dat de nieuwe gebruiker een korte radiocheck doet. Zo weet je dat elk toestel aan het begin van elke ploeg werkt en geladen is.

Het aantal toestellen is één ding; of mensen ze ook horen is het andere. Een beveiliger bij de ingang wil discreet meeluisteren, een technicus naast een podium hoort zonder gehoordemping niets. Bepaal per rol wat erbij hoort: een security-oortje met luchtslang, een D-shape oortje, een handmicrofoon op de schouder of een low-noise headset. De opties staan bij de accessoires op onze verhuurpagina.

• Alle teams op één kanaal omdat dat makkelijker klinkt. Het wordt juist onoverzichtelijk zodra het druk is.
• Geen toestel voor de persoon die beslist. De eventmanager die alles via de telefoon moet horen, hoort het te laat.
• Laders vergeten bij een meerdaags evenement of ze neerzetten waar geen stroom is.
• Pas op de dag zelf het bereik ontdekken. Lees vooraf wat het bereik van een portofoon bepaalt en doe een radiocheck na de opbouw.
• Geen briefing. Twintig toestellen zonder afspraken geven twintig mensen die door elkaar praten.

Weet je het aantal ongeveer maar twijfel je over kanalen, reserve of het type toestel? Zet je optelling in de offerteaanvraag, dan kijken we mee.